1 - Aspheria prend en charge dans un premier temps tout le traitement informatique, l’édition puis l’envoi des tickets.
Ces tickets sont destinés aux enfants des allocataires qu’ils peuvent utiliser en tant que paiement auprès d’associations sportives, culturelles ou autres partenaires ayant conclus une charte (environ 1 500) avec la CAF. Ces tickets sont nominatifs et dotés d’un code barre comportant un compteur sécurisé. Chaque ticket est donc unique, comme un chèque. Ils sont envoyés à chaque famille, environ 9 000, avec regroupement des enfants pour un même foyer allocataire, représentant au total environ 180 000 tickets.
En parallèle, Aspheria envoie aux partenaires référencés par la CAF de la Mayenne un kit regroupant dans l’enveloppe, les courriers explicatifs et les bordereaux munis d’un code barre identifiant chaque partenaire. Les associations n’ont alors plus qu’à le renvoyer directement tout au long de l’année, à Aspheria avec les tickets CAF remis par les enfants.

2 - Aspheria, gère ensuite l’ensemble de la gestion des retours, avec tous les contrôles et les vérifications prévus au cahier des charges, selon sa technologie de Lecture Automatique de Documents identifiant les codes barre des tickets et des bordereaux.
Il est alors produit un fichier informatique compilant toutes les informations sur l’utilisation des tickets CAF. Ce fichier est ensuite transféré chaque semaine à la CAF de la Mayenne via l’AMICAM pour permettre le paiement direct aux différents partenaires ayant retourné ces tickets. La volumétrie en retour des tickets est de l’ordre de 115 000 tickets par an, ce qui représente un très bon taux d’utilisation.

La CAF de la Mayenne dispose ainsi d’un outil permettant une traçabilité optimale de ses tickets CAF tout en facilitant le paiement aux différentes associations.

Aspheria a développé pour le centre de chargés de clientèle d’APRIL Assurances une solution permettant la composition en ligne de courriers à la demande. Chaque chargé de clientèle peut créer en direct le courrier personnalisé pour son client en puisant dans un grand nombre de modèles de courriers pré-établis auxquels il peut librement ajouter des paragraphes. Une fois le courrier réalisé, et après un simple clic, Aspheria reçoit le courrier, le compose électroniquement et lui renvoie sous la forme d’un PDF à valider en ligne. Le courrier validé est ensuite envoyé sur le site de production d’Aspheria. APRIL Assurances s’assure ainsi que ses courriers sont composés et envoyés dans les meilleurs délais pour satisfaire pleinement ses clients.

Les états comptables concernés par l’archivage en ligne proviennent de 3 sources différentes :
1. L’outil comptable pour les états obligatoires
2. Les outils de gestion pour les états issus du métier assurance
3. L’outil de gestion des Immobilisations

Les états de Paie (Bulletins et Etats Comptables de Paie) migreront vers cette solution ultérieurement ; actuellement, ils sont déjà archivés sur CD à valeur probatoire. L’ensemble de ces états représente, pour le Groupe MACIF des volumes non négligeables (plusieurs millions de pages par an). En outre, des duplicatas étaient produits pour consultation sur les différents sites géographiques du Groupe.

<< La solution d’archivage en ligne sécurisé eDocuWeb proposée par Aspheria nous apporte les avantages suivants :
1. Stockage physique réduit (Microfiches et CD Rom)
2. Mise à disposition rapide des états archivés et, ce, pendant toute la durée
légale de conservation
3. Suppression de la fabrication et de l’envoi des duplicatas
4. Recherche optimisée
5. Maîtrise des coûts >>

Stéphane FLOUQUET, Direction Comptable MACIF