Le courrier recommandé joue un rôle particulièrement sensible dans la communication des entreprises vis-à-vis de leurs clients et de leurs partenaires. Le courrier se doit d’être complet et d’une qualité irréprochable.

Une lettre recommandée a également un enjeu juridique important puisqu’elle est, aujourd’hui, le seul moyen de preuve de l’envoi d’une information à une tierce personne. En parallèle, les entreprises doivent conserver une copie du contenu du courrier pour prouver l’intégralité de l’envoi.

Pour répondre en tous points à ces enjeux, une intervention humaine importante, génératrice de coûts et d’erreurs possibles, est nécessaire. Aspheria vous propose d’optimiser la gestion de vos recommandés avec une solution alternative, unique et entièrement automatisée, alliant liberté du contenu et archivage légal des recommandés.

Notre système permet de rapprocher sans risque d'erreur un courrier préalablement mis sous pli et une liasse LIRE par l'usage de codes barres imprimés sur les deux documents.

Le document envoyé en recommandé est mis sous pli de façon classique, ce qui permet :

• le choix du papier : en-tête, formulaire...
• une liberté dans la longueur du message : une ou plusieurs pages
• une insertion possible de documents annexes : TIP, enveloppe-retour...

Aspheria dispose d’un parc machine unique permettant d'automatiser la production des recommandés et lui confère une grande capacité de production allant jusqu’à 50 000 recommandés par jour.

Ce système de production reposant sur le principe du rapprochement par code barre de la liasse LIRE et du courrier garantit une sécurité totale de l'intégrité du pli.

Un bordereau de dépôt tamponné et attesté par La Poste vous est ensuite restitué. Ce document est la preuve juridique du dépôt et de la distribution de vos recommandés.

En parallèle à la preuve de dépôt, le contenu de vos courriers recommandés est archivé à vocation probatoire selon la norme NF Z 42-013 et les recommandations de la Fédération Nationale des Tiers de Confiance.

A n’importe quel moment, vous retrouvez, en ligne, vos courriers recommandés et pouvez, à tout moment, les réexpédier ou les fournir comme preuve complémentaire au bordereau de dépôt.

Aspheria vous propose un module complémentaire de traitement et de suivi des retours comprenant la réception et le tri des accusés de réception, leur numérisation et leur indexation pour restitution d'une base complète d'informations.