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La dématérialisation des documents est plus que jamais un sujet d’actualité avec le texte de loi du 13 mars 2000 reconnaissant la valeur juridique d’un écrit électronique, apposé d’une signature.
La dématérialisation permet une rationalisation des coûts de gestion de tous les documents émis.
Aspheria vous apporte toute l’expertise, le conseil et les solutions dont vous avez besoin pour mettre en œuvre votre projet de dématérialisation de documents. |
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La dématérialisation des documents |
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Grâce à sa technologie, Aspheria réceptionne les flux informatiques en provenance de votre Direction des Systèmes Informatiques et les compose automatiquement au format Pdf.
Ces documents sont ensuite envoyés sur notre plate-forme de Tiers-Archivage et stockés sur des serveurs électroniques sécurisés afin de permettre leur mise en ligne.
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La mise à disposition, en ligne, des documents |
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Les destinataires des documents stockés reçoivent un e-mail de notification précisant la mise à disposition de leur document en ligne.
Une identification du destinataire, via un site Internet, permet à celui-ci d’accéder à son document au format Pdf et, selon son choix, de l’imprimer ou de l’enregistrer.
Afin de garantir l’authenticité et l’origine du document, Aspheria propose l’apposition d’une signature électronique.
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Traitement simultané des documents dématérialisés et matérialisés |
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Un traitement informatique permet, bien en amont, de séparer les flux de documents devant être édités et ceux devant être mis à disposition, en ligne.
Les documents à éditer sont envoyés pour impression et mise sous pli sur le site de production Aspheria et les documents à mettre en ligne sont envoyés vers la plateforme de Tiers Archivage.
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Les applications |
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Documents généraux issus de la gestion d’entreprise
Factures, Justificatifs de TVA, Bulletins de salaire, Contrats, Bons de commande, Bons de livraison, Correspondance commerciale…
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Documents sensibles ou spécifiques au cœur de métier
Collectivités territoriales et santé :
appels d’offres, dossiers patients…
Banques – Finances – Assurances :
Bordereaux de transaction, Images chèques, Contrats d’assurance…
Professions règlementées : Dossier de travail, Rapports Généraux, Comptes certifiés…
Sociétés de service : PV de recette, Contrats de maintenance, Contrats de licence…
Industrie : Documentations de maintenance, Fiches scientifiques, Documents de traçabilité…
BTP : Plans, Contrats…
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Les avantages |
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Rationalisez vos coûts de traitement |
| avec une économie forte sur l'impression et l'acheminement des documents. |
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Améliorez le trafic de votre site Internet |
| en proposant à vos clients d'accéder à leurs documents à travers votre portail. |
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Réduisez vos délais d'acheminement |
| avec une réception par le destinataire quasi simultanée. |
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