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Tous les jours, les entreprises reçoivent des milliers de documents : factures, commandes, réponses à des courriers envoyés, questionnaires, demandes d’adhésion…
Ces opérations consomment beaucoup de ressources internes pour les entreprises. C’est pourquoi Aspheria les prend en charge en toute sécurité. Aspheria gère tous les flux entrants afin de permettre le partage et la mutualisation de l’information au sein des entreprises.
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Technologies et savoir-faire |
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La dématérialisation concerne l’ensemble des courriers et des documents entrants et sortants de l’entreprise.
Elle s’effectue en deux étapes pour des documents papier : la numérisation permet d’obtenir une image du document et la Lecture Automatique du Document (LAD) extrait les informations ciblées (numéro de facture, nom…) pour indexer les documents. |
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Stockage et archivage légal et sécurisé |
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Les documents sont ensuite archivés sur des serveurs électroniques, véritables coffres-forts électroniques sécurisés, et mis en ligne sur un site Internet afin de permettre la consultation des courriers par les destinataires.
Les accès aux documents sont limités et les droits peuvent être totalement contrôlés en interne.
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Un gain de temps considérable en traitement du courrier |
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En numérisant les documents entrants, Aspheria apporte des gains considérables en temps de traitement et de diffusion des courriers, en terme de reprographie et de partage de l’information au sein de l’entreprise.
Les destinataires des courriers sont prévenus par une alerte email qui les informe que leurs documents sont disponibles sur le site Extranet.
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Les Applications |
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Les documents comptables
Factures Fournisseurs, Lettres de réclamation, recommandés…
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| > |
Les documents commerciaux
Réponse à des questionnaires, coupon-réponse, demande d’informations…
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Ressources Humaines
Feuilles d’heures, dossiers personnels, notes de frais…
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Les avantages |
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Augmentez la réactivité de l'entreprise |
| avec un accès direct aux courriers sensibles et urgents. |
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Economisez les frais de reprographie |
| avec un partage de courriers entre les différentes personnes et services. |
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Augmentez la productivité de vos collaborateurs |
| en leur donnant accès plus rapidement aux documents. |
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