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Recueillir, classer, conserver et protéger des volumes considérables de documents pour les restituer et les exploiter, tels sont les enjeux de l’archivage et les obligations auxquelles les entreprises sont confrontées.
Traditionnellement perçu comme l’ultime étape de la vie d’un document, l’archivage, en devenant électronique, se positionne au cœur du cycle de vie du document. L’archivage électronique, proposé par Aspheria résout les problématiques de volumes de stockage et de recherche de documents.
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L'archivage légal et sécurisé |
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L’archivage électronique s’appuie sur la technologie Aspheria qui se soumet aux prescriptions définies par l'Afnor, avec la norme NF Z 42-013 relative à la gestion, au stockage et à la restitution des documents électroniques. La sécurité est garantie par un environnement hautement sécurisé : contrôle d’intégrité, chiffrement, firewall, double archivage…
L’archivage à vocation probatoire répond aux exigences légales et réglementaires de conservation, notamment par l’horodatage et l’apposition d’une signature électronique sur les supports de stockage non réinscriptibles des documents.
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eDocuWeb Secure, la solution d'archivage légal labellisée |
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La technologie de Tiers Archivage à vocation probatoire d’Aspheria a reçu le label de la Fédération Nationale des Tiers de Confiance, garantissant la mise en œuvre de méthodes complémentaires aux normes standards.
Il s’agit d’une part de l’interopérabilité des solutions avec tout autre fournisseur labellisé FNTC, garantissant un transfert de données opérationnel pour une exploitation des documents quel que soit le prestataire. Et d’autre part de la réversibilité qui assure la conservation durable des documents en adaptant les supports d’archivage électroniques aux évolutions technologiques.
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Le partage et la mutualisation des documents archivés |
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Les documents archivés sont consultables, à tout moment et en tout lieu, via Internet. Cet accès permet le partage et la mutualisation des documents entre différents établissements et services de l’entreprise.
Tous les services de l’entreprise peuvent accéder, selon des droits pré-établis, aux documents, à travers une interface Web, simple et hautement sécurisée. Les documents sont consultables pendant toute la période d’archivage, instantanément ou sur simple demande, selon la durée de consultation choisie.
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Les applications |
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Documents financiers
Relevés de comptes,
de portefeuilles, d’opérations de bourse…
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Documents de facturation et comptabilité
Etats comptables, cadenciers, Factures, Bons de commande…
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Documents RH
Bulletins de paie, Dossiers salariés, Contrats de travail…
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Documents logistiques
Bons de livraisons, Suivi des stocks…
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Les avantages |
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Réduisez vos coûts de gestion documentaire |
| avec une solution externalisée. |
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Améliorez la productivité de vos services |
| en accédant plus rapidement aux documents archivés. |
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Sécurisez vos archives |
| grâce à un double archivage électronqiue assurant l'intégrité de vos documents. |
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Pérennisez vos documents |
| grâce à l'utilisation d'un format non propriétaire garantissant la lisibilité des documents à long terme. |
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